Co dělat, když...

Doporučení pro řešení nevhodného chování

Nevhodné chování na pracovišti představuje závažný problém, který může negativně ovlivnit pracovní prostředí, výkonnost, a celkovou kulturu organizace. Mezi nevhodné chování patří agrese, sexuální obtěžování a další genderově podmíněné násilí, diskriminace nebo šikana. Takové situace mohou vést k poklesu pracovní morálky, nárůstu stresu a fluktuace zaměstnanců, a v krajních případech i k právním sporům. 

Pro předcházení nevhodnému chování je nezbytné mít jasně definovaná právní a legislativní východiska – pro Univerzitu Palackého to jsou Etický kodex zaměstnanců a studentů Univerzity Palackého v Olomouci a Pracovní řád Univerzity Palackého v Olomouci. Univerzita se dále řídí zákoníkem práce a tzv. antidiskriminačním zákonem.

Cílem tohoto doporučení je poskytnout strukturovaný přístup k prevenci, identifikaci a řešení nevhodného chování na Univerzitě Palackého v Olomouci (dále UP). Zároveň má za úkol vytvořit prostředí, kde se všichni cítí bezpečně a respektování.

Doporučení je určené zejména vedení jednotlivých součástí a oddělení, ale může být nápomocné i personalistkám a řadovým zaměstnancům a zaměstnankyním. 

 

1. Prevence 

• Vzdělávání na všech úrovních

Jedním z nejdůležitějších nástrojů prevence je pravidelné vzdělávání v oblasti prevence nevhodného chování, včetně šikany, obtěžování a diskriminace. Vzdělávání by mělo směřovat jak na zaměstnané ve vedoucích pozicích, personalistky, ale i na další řadové zaměstnance a zaměstnankyně.

• Funkční vnitřní procesy

Dalším klíčovým nástrojem pro prevenci nevhodného chování jsou jasně definované mechanismy a pravidla, které podporují transparentnost, odpovědnost a bezpečné prostředí pro všechny.  V praktické rovině se jedná kromě výše zmíněné edukace na všech úrovních, o pozici ombudsosoby nebo jiné kontaktní osoby, a odpovědná role vedení. Vedení musí nést odpovědnost za šíření a dodržování etického a bezpečného pracovního prostředí. Přijetím systematických opatření organizace nejen řeší konkrétní případ, ale zároveň vytváří prostředí, které předchází dalším incidentům, zvyšuje důvěru zaměstnankyň a zaměstnanců a podporuje zdravou organizační kulturu.

 

2. Oznamování incidentů

V procesu oznamování incidentů týkajících se nevhodného chování na pracovišti jsou důležité tyto zásady: 

                  •               Existence bezpečných kanálů pro hlášení: Možnost anonymního nahlašování incidentů například prostřednictvím fyzické nebo elektronické schránky důvěry, nebo možnost hlášení přímo ombudsosobě. 

                  •               Transparentnost procesu: Zaměstnankyně a zaměstnanci musí vědět, jak a kde mohou incident nahlásit, a co se s jejich hlášením bude dít.

                  

3. Šetření incidentů

Vyšetřování by mělo být prováděno nestranně, buď ombudsosobou nebo kontaktní osobou. Důležité je zachování důvěrnosti, informace o šetření musí být sdílena pouze s relevantními stranami. Kromě toho vyžaduje řešení případů nevhodného chování strukturovaný a citlivý přístup, který zajišťuje spravedlnost, ochranu zúčastněných osob a naplnění právních i etických standardů. 

Postup při šetření:

Po přijetí hlášení zaznamená ombudsosoba, příp. kontaktní osoba základní údaje o případu, včetně popisu události, data, času a místa incidentu, identifikace zúčastněných osob a jakéhokoliv důkazu (e-maily, svědectví, záznamy).

Hlášení musí být zpracováno důvěrně, s respektem k ochraně soukromí. oznamovatele/oznamovatelky i obviněné*ho. Kontaktní osoba posoudí, zda je hlášení důvodné a jaká opatření jsou nutná. Pokud se jedná o méně závažný případ, lze zvážit neformální řešení (např. mediaci). U závažnějších incidentů se zahájí formální vyšetřování.

Formální vyšetřování provádí nestranný vyšetřovací tým.  Vyšetřování zahrnuje pohovory s oznamovatelkou/oznamovatelem, obviněným/obviněnou a případnými svědky*němi, shromáždění důkazů a analýzu všech informací.

Vyšetřování by mělo v rámci možností proběhnout rychle, důvěrně a spravedlivě, aby se minimalizovaly dopady na zúčastněné strany.

Na základě zjištění vyšetřovacího týmu se rozhodne o vhodném řešení. Řešením může být výtka, povinné školení, přesun na jiné pracoviště, nebo u závažných případů ukončení pracovního poměru.

Všechny zúčastněné strany musí být informované o výsledcích vyšetřování a případných přijatých opatřeních. Stále je třeba dbát na ochranu důvěrných informací. 

Každý případ musí být zdokumentován, včetně záznamů o průběhu a výsledku vyšetřování. Dokumentace musí být uchovávána důvěrně a v souladu s právními požadavky na ochranu osobních údajů.

 

4. Řešení incidentů

                  •               Udělení sankcí: Po prokázání nevhodného chování je nutno stanovit odpovídající sankce (od udělení výtky po rozvázání pracovního poměru, dle závažnosti). Vždy je nutno postupovat v souladu se zákoníkem práce. Postup je třeba konzultovat s personalistkou, případně právním oddělením.              

                  •               Systematická opatření: Pokud je zjištěno systémové selhání, je nutno přijmout opatření k prevenci dalších incidentů (například změna interních procesů).

Po vyřešení případu by měla organizace zvážit následující kroky:

                  •               Proškolení týmů nebo jednotlivců,

                  •               Zlepšení interních pravidel a procesů,

                  •               Posílení mechanismů pro hlášení nevhodného chování,

                  •               Průběžné sledování pracovního prostředí.

 

V případě, že budete potřebovat jakkoliv pomoci, neváhejte kontaktovat Oddělení řízení lidských zdrojů na níže uvedených kontaktech. 

 

Mgr. Markéta Šupplerová, vedoucí OŘLZ

marketa.supplerova@upol.cz

tel.: 585633663

tel.: 733690761

 

Mgr. Veronika Fousková

veronika.fouskova@upol.cz

tel.: 585631234

 

Mgr. Lenka Soukopová

lenka.soukopova@upol.cz

tel.: 585631023

 

Mgr. Dana Sztwiertnia Hellová

dana.sztwiertniahellova@upol.cz

tel.: 585631162

Doporučení, jak komunikovat citlivá témata při řešení nevhodného chování na pracovišti

Při řešení nevhodného chování na pracovišti často narazíme na citlivá témata, která vyžadují promyšlený a specifický přístup. Nejde jen o znalost konkrétního postupu, ale také o volbu vhodných slov a vytvoření bezpečného prostředí. Následující postup, inspirovaný metodou EAR (Empatie, Pozornost, Respekt)[1], nabízí základní doporučení pro vedení citlivého a konstruktivního dialogu. 

Toto doporučení je určené především vedoucím pracovníkům, vedoucím pracovnicím a personalistkám, ale může být nápomocné i kontaktním osobám, případně ombudsosobám, pokud nemají vlastní postupy.

Před zahájením komunikace

Než rozhovor zahájíte, věnujte pozornost výběru vhodného prostředí. Ideální je klidné a bezpečné místo, kde nebudete rušeni. Vhodné prostředí napomáhá k uvolnění atmosféry a vytvoření prostoru, kde se obě strany mohou cítit komfortně. Na začátku rozhovoru je důležité zjistit, co druhá strana potřebuje nebo čeho chce dosáhnout. 

1) Princip EAR

•      Empatie: Začněte rozhovor tím, že uznáte a respektujete pocity druhé osoby. Dejte najevo, že rozumíte její situaci nebo emocím a nabídněte pochopení.

•      Pozornost: Buďte plně přítomní. Aktivně naslouchejte druhé straně bez přerušování, kladení soudů nebo opravování. Zaměřte se na to, co říká a dejte najevo, že její slova berete vážně.

•      Respekt: Zdůrazněte, že si druhé osoby vážíte a oceňte její ochotu mluvit. 

2)     Věnujte se jádru problému citlivě a věcně

Snažte se vyjadřovat své pocity pomocí „já výroků“, které se zaměřují na konkrétní situaci, nikoliv na osobu. Tím předejdete dojmu obviňování a komunikace bude otevřenější. Vyhněte se „ty výrokům“, které mohou působit jako kritika nebo obvinění a mohou zbytečně vyvolávat obranné reakce.

3)     Nabídněte řešení

Hledejte společné kroky nebo kompromisy, které budou přijatelné pro obě strany. Aktivní zapojení druhé osoby do hledání řešení zvyšuje šance na pozitivní výsledek.

4) Uzavřete rozhovor pozitivně

Rozhovor zakončete poděkováním a oceněním otevřenosti druhé osoby. Uzavřením rozhovoru v pozitivním tónu pomáhá posilovat vzájemný respekt a usnadňuje další komunikaci.

 

Potřebujete se dozvědět více nebo vás téma zaujalo? Inspiraci a další podrobnosti najdete v následujících zdrojích:

Jak mluvit o bezpečí a respektu v akademickém prostředí? – online příručka vydaná Národním kontaktním centrem – gender a věda.

High Conflict Institute – webové stránky, kde naleznete informace, jak zvládat konfliktní situace.

Bill Eddy, Calming Upset People with EAR: How Statements Showing Empathy, Attention and Respect Can Quickly Defuse a Conflict. V této knize Bill Eddy podrobně popisuje metodu EAR. Představuje více než dvacet příkladů aplikace této metody v různých kontextech, jako jsou rodiny, komunity, zákaznické vztahy, pracoviště, politické diskuze, obchodní jednání, policejní zásahy, rasové konflikty či školy. 

Příručka Co nejrychleji bez šikany – online příručka vydaná Mobbing Free Institutem, která pomůže s řešením šikany. Příslušná kapitola se věnuje i komunikaci.

John Winslade, Ashley Pangborn, Narrative Conflict Coaching. Článek představuje koncept inspirativního koučování konfliktů jako alternativní přístup k tradičním metodám řešení konfliktů.

Podpora a poradenství na UP

Každý se někdy může dostat do situace v pracovním, osobním či studijním životě, se kterou si nedokáže poradit. Na UP existuje široká poradenská síť, obsahující např. právní poradenství, podporu studujících se specifickými potřebami, psychologické či kariérní poradenství. V roce 2023 vznikl přehledný rozcestník, kde všechna tato poradenská místa najdete.