FAQ

V poslední době jste jistě zaznamenali aktivní vývoj spisové služby na univerzitě. Prakticky celou univerzitu, resp. její pracoviště neustále žádáme o součinnost, kooperaci, poskytnutí podkladů nebo jim naopak předáváme pokyny a novinky, které s naší agendou souvisejí. Spisová služba není strnulý systém, který se nám podaří 1x fixně nastavit a dále si jej nevšímat. Na univerzitě neutichá fluktuace osob na pracovních pozicích, které mají povinnost práce v ERMS, dochází k vývoji v legislativě se spisovou službou související, a nejen z těchto důvodů potřebujeme propojit kontakt pracoviště Spisové služby RUP s celou univerzitou tak, abychom byli schopni zajistit řádnou, fungující a plně využitelnou spisovou službu v naší instituci. Právě díky kooperaci s nejrůznějšími pracovníky a odděleními na UP jsme sumarizovali několik neustále se opakujících dotazů, které nám kolegové pokládali nejčastěji, event. by Vám mohli být přínosné, jste-li novým zaměstnancem nebo měníte svou pracovní pozici. Velmi důležitou je pro nás kooperace s personalisty, kteří nám poskytnou potřebné podklady pro správné nastavení přístupů osob v ERMS. Nebudete-li si něčím jisti, kontaktujte prosím naše zaměstnance.

Spisová služba na UP představuje odbornou správu dokumentů, které jsou univerzitě doručeny nebo vznikají naší interní činností. Dle interních norem UP viz Spisový a skartační řád, v sobě spisová služba zahrnuje řádný příjem, vyhodnocení, evidenci, distribuci, rozdělování, oběh, vyřizování, podepisování, označování, odesílání a následně i ukládání/archivaci a skartování dokumentů (kooperace s Archivem UP). Univerzita Palackého se, jakožto veřejnoprávní původce ve smyslu § 3 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, v platném znění řídí Vyhláškou č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, v platném znění a vede spisovou službu prostřednictvím Elektronického systému spisové služby univerzity (dále zkratka eSSL a ERMS).

Oddělení spisové služby sídlí na Rektorátu UP a zajišťuje veškerou agendu související se spisovou službou na Univerzitě Palackého. Je metodickým vedením dílčích podatelen fakult a podatelen součástí UP. V případě jakýchkoli dotazů nebo nejasností se obraťte na naše zaměstnance.

Zkratka ERMS pochází z anglického výrazu Electronic Records Management System a v překladu znamená elektronický systém spisové služby. Zaměstnanci Univerzity Palackého jej využívají k elektronické evidenci a správě dokumentů na univerzitě.

Oznámením Ministerstva vnitra, kterým se zveřejňuje národní standard pro elektronické systémy spisové služby VMV čá. 57/2017 (část II) byla oficiálně užívaná zkratka ERMS nahrazena zkratkou eSSL, která znamená elektronický systém spisové služby, avšak se jedná o systém, který pracuje i s koncepty.

Na UPOL používáme zkratku ERMS, jelikož se tak nazývá přímo námi využívaný systém elektronické spisové služby pro správu dokumentů.

Přístup do el. spisové služby má každý zaměstnanec UPOL. Jedná se o roli základní – zpracovatel. To znamená, že v případě, když některý z uživatelů pošle něco přímo Vám, na Váš individuální účet zaměstnance v ERMS, budete takovýto dokument moci zpracovat.

Stejné loginy, jako do Portálu UP.

Ano. Do systému el. spisové služby se můžete připojit i mimo univerzitní síť. V takovémto případě je však nezbytné být připojen na VPN. Potřebujete-li technickou podporu, kontaktujte, prosím, IT oddělení své fakulty/součásti nebo přímo CVT.

Návod na připojení VPN naleznete zde.

V případě, potřebujete-li v ERMS pracovat i pro konkrétní pracoviště/úsek/oddělení, je nutné, aby jste se obrátili na zaměstnance spisové služby Rektorátu UP, kteří Vám požadované přístupy přidělí. Zaměstnance je nutné ke konkrétnímu pracovišti v ERMS manuálně přiřadit. Primárně se prosím obracejte s tímto typem požadavku na denisa.rihoskova@upol.cz (kontakt). Přidělením přístupu ke konkrétnímu spisovému uzlu získáte přístup ke svému pracovišti v ERMS.

Spisový uzel v ERMS = konkrétní pracoviště dle organizační struktury UP, je totožné se střediskem pracoviště v SAP. Např. Oddělení spisové služby UP má v SAP středisko 9160 a v ERMS je tedy pod tímto označením vedeno. Spisový uzel je pracoviště, které je pověřeno výkonem spisové služby. Je místem pro evidenci a další distribuci, přijatých a odesílaných dokumentů a zásilek.

Oddělení spisové služby rektorátu UP nabízí pravidelná školení viz rezervační systém termínů. V případě, nebude-li Vám dostupný termín vyhovovat, obraťte se na nás s individuálním požadavkem (kontaktní osoba Říhošková Denisa nebo PhDr. Ludmila Novotná). Totožné platí i v případě, že budete potřebovat školení na specifickou práci v ERMS, školení hromadné – pro více osob (nejlépe stejného pracovního zaměření). Školení je možné realizovat i online formou.

Pro prohloubení si znalostí týkajících se problematiky spisové služby také můžete využít web spisové služby UP, sekce školení – prezentace.

V podstatě nic. Vše se dozvíte na školení – buďto před nebo až po si můžete vytisknout návody a manuály na práci s ERMS (pokud si do nich budete chtít něco vepisovat, přineste si je již na školení).

Dle typu zaměření, klasické/obecně a komplexně zaměřené proškolení nového uživatele trvá cca 2hod, je realizováno na Rektorátu UP na pracovišti Spisové služby. Podrobnosti k místu realizace naleznete v sekci „Rezervace školení“ event. se obraťte na zaměstnance Oddělení spisové služby s dalšími dotazy. Přijdete-li na školení s konkrétní agendou, s níž potřebujete pomoci při jejím zpracování, určitě to možné je. Rezervační formulář školení je možné využít i pro individuální konzultace nějakého „problému či podnětu“ – v takovýchto případech prosím informujte školitele předem, co chcete na školení řešit (kontakt Říhošková Denisa event. Dr. Ludmila Novotná).

Ano, na naše pracovníky se v případě potřeby součinnosti při práci s programem ERMS nebo jiné rady související se spisovou službou obraťte. Rady poskytujeme primárně po telefonu, ale dle individuální dohody je možné přijít i k nám na oddělení a konkrétní záležitost s Vámi na místě projdeme (např. odesílám datovou zprávu 1x ročně a nevím, jak na to – ohlaste se telefonicky nebo mailem předem a přijďte). Kontaktní osobou je zde Dr. Ludmila Novotná.

V takovéto situaci kontaktujete naše pracovníky, kteří posoudí konkrétní případ a vyhodnotí, jak bude postupováno dále. Buďto Vás navedou, jak postupovat a předat dokument správnému adresátovi nebo sami zasáhnou. Kontaktní osobou zde je zde Dr. Ludmila Novotná. Pokud chcete dokument/spis/zásilku hledat sami, využijte pro hledání ERMS – záložka Zpracovatel – Další funkce – Vyhledávání dokumentů. Na této záložce můžete dle konkrétních zadaných parametrů ztracený dokument vyhledat.

Kontaktujete Oddělení spisové služby Rektorátu UP, kde Vám naši zaměstnanci s řešením konkrétní situace pomohou.

Částečnou odpověď na tuto otázku poskytuje interní norma Univerzity Palackého, Spisový a skartační řád, která v rámci zákonných limitů popisuje, které dokumenty jsou kterým oddělením či úsekem na UPOL spravovány, v podrobnostech zejm. Příloha 1 k normě.

Nutnost evidence určitého typu dokumentu tak kolikrát závisí na konkrétním zaměstnanci, který s ním musí pracovat. Evidenci či neevidenci vyhodnocuje konkrétní zaměstnanec nebo nejlépe vedoucí daného oddělení. Při posouzení konkrétního dokumentu vychází z důležitosti jeho obsahu. Např. pokud se jedná o nějaký e-mail s reklamou nebo nabídkou, takovýto typ příchozivší pošty do ERMS neevidujete (tedy v tom případě, kdy to sami z nějakého důvodu nepotřebujete nebo nepanuje jiná dohoda mezi zaměstnanci na Vašem úseku/pracovišti). Naopak, pokud se jedná o stížnost, fakturu podanou formou e-mailu nebo jinou důležitou agendu, toto musí být v ERMS zaevidováno a řádně vyřízeno. Nevíte-li zcela samostatně, co všechno do ERMS zavádět a co nikoliv, poraďte se se svým vedoucím nebo se obraťte na zaměstnance Spisové služby Rektorátu UPOL (to však až subsidiárně, po konzultaci s Vaším vedoucím zaměstnancem).

Rozsah nutnosti evidence podstatných dokumentů a záležitostí se od přechodu evidence z listinné (analogové) podoby na podobu digitální (elektronickou) v podstatě ve svém rozsahu nezměnil. S tímto je spojených několik témat k diskuzi:

• O jaký typ dokumentu se jedná? Potřebuji jej k založení nebo se jej rovnou zbavím a mohu ho vyhodit?
• Budu se k němu chtít někdy později vracet, musím na něj odpovídat, přišel mi jen formou „na vědomí“, jak s dokumentem dále pracuji?
• Jedná se o nějaký důležitý podklad k úkolu, který má být řešen nebo mi podklad samotný nějaký úkol zadává?

Pokud jde takovýto balíček přímo k Vám na konkrétní adresu a jméno, např. konkrétní fakulta a konkrétní zaměstnanec (zásilkové přepravní společnosti budou nejspíš kontaktovat telefonicky přímo adresáta). = toto je ideální situace a vše si řešíte samostatně.

Pokud má však balíček pouze označení Křížkovského 8, Olomouc/centrální podatelna a nic blíže k němu nevíme, ani jej nepřevezmeme a vracíme jej zpět.

V případě, kdy má balíček označení alespoň konkrétní osobou, kterou můžeme v systémech univerzity dohledat a identifikovat, na které pracoviště patří, balíček zůstane uložen na poště, od pošťáka nebo jiného doručovatele převezmeme pouze oznámení o uložení zásilky na té které poště a toto oznámení doručíme z hlavní podatelny k rukám osoby, která musí clo proplatit a balíček si na poště vyzvednout.

Peníze od kolegů k vyplacení cla nepřebíráme a vlastní prostředky oddělení k tomuto úkonu také nemáme!

Pro možnost vzdáleného připojení se mimo prostory a wifi síť UPOL musíte být připojeni současně k dostupné WIFI síti a VPN. Návod na Připojení VPN naleznete na odkaze zde: https://wiki.upol.cz/upwiki/Pristup_k_pocitacove_siti#P%C5%99ipojen%C3%AD_k_WiFi_s%C3%ADti_UPOL. V případě potřeby kontaktujte pracovníky CVT nebo Spisové služby UP. Bez připojení se k VPN nebudete moci použít ERMS program z domu.

Univerzita Palackého má zřízenu jednu datovou schránku, která je společná pro všechny fakulty a součásti univerzity. Identifikátor datové schránky: ffsj9ei. Vyhodnocování a rozdělování příchozivších datových zpráv na konkrétní adresáty provádí Oddělení spisové služby RUP. Odchozí datové zprávy vypravuje taktéž centrální podatelna RUP, a to prostřednictvím ERMS.

Při autorizované konverzi dochází k úplnému převedení dokumentu z listinné podoby do elektronické, nebo k úplnému převedení elektronického dokumentu do listinné podoby. Dokument, který provedením konverze vznikl, má stejné právní účinky jako dokument, jehož převedením výstup vznikl.

Díky nařízení Evropského parlamentu a Rady EU č. 910/2014 o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu (eIDAS), které vzešlo v platnost v roce 2016, může každý komunikovat elektronicky a nesmí být odmítnutý. Toto nařízení také rozlišuje tři úrovně elektronických podpisů, a sice jednoduché elektronické podpisy, zaručené elektronické podpisy a kvalifikované elektronické podpisy.

Primární a nejdůležitější funkcí elektronických podpisů je zajištění integrity dokumentů. Elektronický podpis je částí binárních dat, které je možné připojit k dokumentu. K vytvoření podpisu je nutný podpisový klíč, který má dvě části, soukromou a veřejnou. Díky soukromé části je možné spočítat binární data a pomocí veřejné části je možné zkontrolovat, že se jedná o stejný dokument, který byl podepsaný a také že binární data byla vytvořena pomocí odpovídající soukromé části. Vydavatelem podpisových klíčů je certifikační autorita. Pro Univerzitu Palackého je to PostSignum.

Pro kvalifikovaný elektronický podpis se používají QSCD prostředky (Qualified Signature Creation Device), mezi které patří například USB tokeny nebo čipové karty. Na univerzitě využíváme obě verze.

Za certifikační autoritu je považovaný subjekt, který vydává certifikáty neboli digitálně podepsané veřejné šifrovací klíče. Ty jsou zpravidla vydávané nezávislou, důvěryhodnou organizací, na UPOL je služba dodávána skrze PostSignum.

Digitálním certifikátem je ověřitelný datový soubor, který obsahuje identifikační údaje, které napomáhají webových stránkám, zaměstnancům a zařízením reprezentovat svou pravou online identitu. Pravost a platnost certifikátu je zaručena certifikační osobou, která jej vydala.

Služby zajištění vydání el. značek a jiných autentizačních prvků v el. podobě zajišťuje pro Univerzitu Palackého CVT UP.

Sekce FAQ je průběžně aktualizována, pokud máte jakékoli jiné podněty, návrhy na zlepšení či požadavky, kontaktujte prosím tým spisové služby UP.

Podrobnou terminologii spisové služby naleznete v sekci Manuály.