Informace o provozu Podatelny UP (Podatelny RUP) a o podmínkách přijímání dokumentů na UP
(část Článku 3 - Příjem dokumentů ze Spisového a skartačního řádu Univerzity Palackého v Olomouci (B1 - 13/12 - HN))
-
UP přijímá dokumenty v digitální podobě na Podatelně UP, v analogové podobě a ústní podání na Podatelně UP, podatelnách fakult a podatelně Správy kolejí a menz UP. Veškerá analogová a ústní podání přijatá mimo podatelnu, jsou předávána na příslušnou podatelnu k evidenci. Veškerá podání doručená v elektronické podobě mimo podatelnu jsou předávána k evidenci Podatelně UP.
-
Elektronická podání je možné učinit prostřednictvím elektronické adresy Podatelny UP.
- Informace o Podatelně UP a podmínky přijímání dokumentů:
- Podatelna UP přijímá dokumenty na adrese: Podatelna Univerzity Palackého v Olomouci Rektorát UP, Křížkovského 511/8, 779 00 Olomouc,
- úřední hodiny Podatelny UP: Po - Pá 9:30 - 14:00,
- elektronická adresa Podatelny UP pro příjem elektronické pošty je: e-podatelna@upol.cz
- UP přijímá datové zprávy prostřednictvím informačního systému datových schránek. ID datové schránky je ffsj9ei (UP má zřízenu jednu datovou schránku).
-
Přípustné datové formáty pro datové zprávy dodávané do datové schránky jsou následující:
*.PDF (dokument ve formátu Adobe Acrobat Reader®),
*.PDF/A (Portable Dokument Format for the Long-term Archiving),
*.XML (Extensible Markup Language Document),
*.FO/*.ZFO (602XML Filler dokument),
*.HTM/*.HTML (hypertextový dokument),
*.ODT (Open Document Text),
*.ODS (Open Document Spreadsheet),
*.ODP (Open Document Presentation),
*.TXT (prostý text),
*.RTF (dokument v textovém standardu RTF),
*.DOC/*.DOCX (dokument MS Word),
*.XLS/*.XLSX (dokument MS Excel),
*.PPT/*.PPTX (MS PowerPoint Presentation),
*.JPG/*.JPEG/*.JFIF (Joint Photographic Experts Group File Interchange Format),
*.PNG (Portable Network Graphics),
*.TIF/*.TIFF (Tagged Image File Format),
*.GIF (Graphics Interchange Format),
*.MPEGl/*.MPEG2 (Moving Picture Experts Group Phase 1/Phase 2),
*.WAV (Waveform Audio Format),
*.MP2/*.MP3 (MPEG-1 Audio Layer 2/Layer 3),
*.ISDOC/*.ISDOCX (Information System Document) verze 5.2 a vyšší,
*.EDI (Engine Electronic Data Interchange File). - UP přijímá digitální dokumenty také v následující podobě:
- vyplněním formuláře, který je dostupný pro účely podání na webových stránkách UP,
- osobním doručením dokumentu na nosiči dat.
- UP přijímá data na těchto nosičích:
- CD se souborovým systémem ISO9660
- DVD se souborovými systémy ISO9660 nebo UDF
- USB (formát PC)
Předaný datový nosič vrací Podatelna UP pouze na žádost odesílatele, která byla uplatněna při jeho předání na Podatelně UP.
- Bezpečnostní opatření:
Zpráva dodaná k odeslání v elektronické podobě nesmí obsahovat chybný datový formát nebo škodlivý kód, Podatelna UP takovou zprávu nepřijme k odeslání. V případě, že je do elektronické Podatelny UP doručen dokument se škodlivým kódem, Podatelna UP obratem uvědomí odesílatele o tomto stavu a požádá o zaslání dokumentu bez škodlivého kódu. Elektronický dokument je založen pověřeným zaměstnancem Podatelny UP na samostatném elektronickém nosiči k tomuto účelu vyhrazenému a je zabezpečeno, aby nedošlo k dalšímu šíření škodlivého kódu.
-
V případě, že je podatelně doručen neúplný nebo poškozený dokument v analogové podobě nebo v digitální podobě, podatelna uvede v pomocné evidenci příjem tohoto dokumentu a předá jej ke skartaci. V případě, že jde o podání nebo podnět, požádá podavatele o dodání čitelného dokumentu.
- Pravidla pro podání elektronického dokumentu:
- pravidla pro podání prostřednictvím datové schránky
- doručování prostřednictvím informačního systému datových schránek je definováno zákonem č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů a vyhláškou č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek, ve znění pozdějších předpisů,
- pravidla pro podání prostřednictvím e-mailu
- prostřednictvím e-mailové zprávy je zasíláno pouze jedno podání o maximální velikosti 10 MB (včetně všech příloh),
- při podání více elektronických dokumentů musí být rozlišeno, který dokument je vlastním podáním, a které dokumenty jsou elektronickými přílohami,
- podání nesmí obsahovat chybný datový formát nebo škodlivý kód,
- Podatelna UP odesílá potvrzení o přijetí a doručení elektronického podání; v případě, že toto potvrzení není odesláno automaticky,
- v případě, že elektronické podání nesplňuje některý z požadavků na jeho doručení, Podatelna UP podání nepřijme. Ve zprávě odesílateli uvede Podatelna UP konkrétní důvod, proč nebylo elektronické podání přijato.
- pravidla pro podání prostřednictvím datové schránky